会社を辞める意志をメールで送る時に注意しなければならない3つのこと

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どうも、元商社の人事マン、おっくんです。

僕は先月、新卒から6年半務めた会社を退職しました。

 

退職の意志を上司に伝えるのって、とても緊張するんですよね。

基本は、上司を個室に呼び出して退職の意志を告げるのが、一般的な慣習だと思います。

 

では、退職したい旨をメールで伝えるのは、ぶっちゃけアリなんでしょうか?

結論を言うと、会社を辞める意志をメールで伝えるのは、よほどの理由がない限りは避けた方がいいでしょう。

 

ただし、

  • 上司が忙しい
  • 時間が合わない

などの理由から、「まずはメールでアポイントをとる」というのは、1つの方法としては問題ありません

そこで今回は、会社に退職の意志をメールで送る際のポイントなどをご紹介します。

 

会社を辞める意志は、メールではなく直接言うのが基本

そもそも、「会社を辞める時にメールで伝えてはいけない」などという法律はありません。

それでも、あなたや僕を含め、日本人のほとんどは退職の意志は直接言うのが当たり前と思っていますよね。

 

特に会社勤めが長いあなたの上司に関しても、同じように思っていることでしょう。

いわゆるマナーとか、常識とかそういった類のものです。

 

100%従う必要はありませんが、できるだけ直接伝える方がいいでしょう。

なぜなら、周囲から見て、あなたが「マナー違反」ととれるような行動をとってしまうと、上司の心象が悪くなるからです。

 

すると上司が不快になってしまい、あなたの退職に悪影響を及ぼす可能性がありますからね。

 

筆者のケース

僕は退職の意志を決めた時、上司を会議室へ呼び出して告げました。

 

僕の場合は、上司が普段東京にいて、1週間に1回しか大阪に来なかったんですね。

 

なので、大阪にいる僕は、実質週に1回しか直接会う機会はないわけです。

そのため、必然的に「退職を告げる日」は絞られていたのかもしれません。

 

会社を辞める意志をメールで送る時の3つの注意点

では、退職の意志をメールで送る際は、どのようなことに注意すればいいのでしょうか?

ここでは3つの注意点をお伝えしておきます。

 

  1. 件名は「ご相談」 
  2. メールでは退職の詳細は話さない 
  3. 時間帯は昼休みの終わりがベスト

 

1つずつ具体的に見ていきましょう。

 

1.件名は「ご相談」

メールの件名は、「ご相談」が無難で確実です。

会社は、あなたの退職を阻止することはできません。

 

しかし、あまりに一方的に退職を告げてしまうと、受け手に悪印象を与えてしまいます。

例えば「件名:●月●日に退職します」みたいにすると、嫌な感じがしますよね。

すると、あなたの退職までの手続きがスムーズにいかない、、、なんてこともありえるので注意が必要。

 

まずは件名は「ご相談」ぐらいにとどめておきましょう。

2.メールでは退職の詳細は話さない

メールでは、退職の詳細を伝えるのは避けましょう。

なぜなら、メール文では相手に意志がきちんと伝わらないから。

 

どうしても、直接話すよりも、メール文面だとトゲが立ってしまうもの。

上司が忙しい時にメールを見たら、なおさらです。

 

退職の詳細については、「聞かれたら答える」ぐらいで大丈夫です。

メール文の例をここに書いておきますので参考にしてみてください。

 

退職を切り出す際のメール文例

●●課長

 

おはようございます。

 

少しご相談したいことがあるのですが、

●日の●時から10分ほど、お時間を頂いてよろしいでしょうか。

 

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い致します。

 

●●

 

3.時間帯は昼休みの終わりがベスト

退職の話をするにも、退職のメールを送るにも、ベストな時間帯は、昼休みの終わり頃、です。

なぜなら、人が会社にいる1日のうちで最も気分が落ち着いているのが、この時間帯だから。

 

  • 朝だとバタバタして忙しい。
  • 昼食を食べた後には気持ちがのんびりしている。

 

このような人が多いので、退職などの大事な話は、昼休みの終わり頃に切り出すのがベストです。

 

ただし、大事なことは「いつ退職を切り出すか?」よりも「ちゃんと伝えられるかどうか?」です。

いつまでも機会を伺って切り出せないようなら、朝でも夕方でも、問題ありません。

 

緊張して退職が切り出せない、と思うのであれば、こちらの記事を参考にしてみてください。

上司に退職を伝えるのに勇気なんか振り絞る必要ないってわかった

2017.10.20

 

引き止めにあったときは?

上司としては、あなたが退職するのを全力で止めてくるでしょう。

なぜなら、会社にとっての最大の損失は、従業員の離職ですから。

あなたがこれまでに頑張ってきたなら、なおさらです。

 

もし引き止めにあっても、強い意志で断るようにしましょう。

仮に引き止めにあって悩むようなら、あなたの退職の意志はまだしっかりと固まっていないということです。

 

退職の意志が固まっていないのに勢いで退職を切り出すのはオススメしません。

もし今あなたが

  • 「なんとなく今の会社が不満」
  • 「なんとなく興味のある仕事がある」

 

など、漠然と退職を考えているのなら、一度転職エージェントに相談してみることをオススメします。

転職エージェントは、あなたの曖昧な「職場への不満」や「やりたいこと」を見つける手伝いもしてくれます。

 

利用は完全無料なので、一度相談してみてはいかがでしょうか。

【元大手商社の人事が教える】絶対に登録すべき転職エージェント4選

2017.10.27

 

最後に

今回は、会社に退職を切り出す際に送るメールの注意点をご紹介しました。

 

退職を告げるのは、誰でも緊張するものです。

しかし、せっかくあなたが一大決心をしたのだから、変に気を遣いすぎる必要はありません。

 

思い切りも大事なので、メールを作ったら、「エイヤっ」と送ってしまいましょう。

あなたの退職が上手くいくことを願っています。


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